なぜ今、セキュリティ対策が必要か
小規模企業でも「取引先を含むサプライチェーンの一員」として対策が求められます。
- 顧客から預かる設計図・仕様書
- 省エネ計算書・申請データ
- BIMモデル・見積・単価情報
- 個人情報・契約情報
- 受注・契約解除
- 顧客・取引先への波及
- 調査・復旧・賠償コスト
- 信用低下・取引継続への影響
- ゼロ事故を願うだけでなく備える
- 迷ったら共有し、単独判断しない
- 最小権限・最小保有・早期報告
- 定期点検し、継続的に改善
セキュリティは全員の日常業務です。
現在、特に注意すべき6つの脅威
攻撃だけでなく、誤操作や設定不備も情報漏えいの主要因になります。
見えない脅威は日常業務から侵入する
インプラットが扱う情報と管理区分
案件情報は、建物の用途やセキュリティ動線を含む場合があり、想像以上に機密性が高い情報です。
| ＜ 区分 ＞ | 主な情報 | アクセス | 取扱いルール |
|---|---|---|---|
| 機密 | 顧客指定の機密情報、重要施設図面、ID・パスワード | 指定者のみ | 個人端末保存・外部AI入力禁止 |
| 極秘 | 設計図、BIM、計算書、見積、契約、個人情報 | 案件関係者のみ | Box等の指定場所で管理 |
| 社内 | 社内手順、議事録、教育資料 | 社内メンバー | 社外共有は承認後 |
| 公開 | Web掲載済み情報、公開パンフレット | 制限なし | 公開元と版を確認 |
判断に迷う情報は「機密」として扱い、共有前に責任者へ確認する。
全員が守る「10の基本ルール」
高価な製品より先に、日常のルールを確実に実行します。
図面・計算書・BIMデータの安全な受け渡し
案件単位の保管場所とアクセス権を明確にします。
送信者・案件名・版を確認
指定の案件フォルダへ格納
必要な人だけに
完了時に顧客条件どおり処理
送受信・権限・削除を残す
運用ルール
- 私物Dropbox・Google Drive
- 個人メールへの転送
- 無断のUSB持出し
- 案件名・版・送信先の確認
- 権限は閲覧／編集を使い分け
- 終了後の返却・削除
- リンク期限・ダウンロード制限
- 重要データの暗号化
- アクセス履歴の確認
不審メール・誤送信を防ぐ
「急いで」「秘密で」「今すぐ送金」は、別経路で確認する合図です。
- 表示名ではなくアドレス確認
- URLはクリック前に確認
- 予期しない添付は開かない
- 送金・口座変更は電話確認
- 宛先・CC/BCCを再確認
- 添付ファイルと案件名を照合
- 機密情報はリンク共有を優先
- 大量送信は一斉送信しない
- ネットワークを切断
- 画面・時刻・操作を記録
- パスワード変更は指示後
- すぐ責任者へ連絡
迷惑メールを削除して終わりにせず、同様の被害を防ぐため社内共有する。
生成AIの安全な利用ルール
便利さより先に、入力データ・契約条件・出力確認を管理します。
入力しない
- 顧客図面・BIM・未公開仕様
- 個人情報・契約・見積情報
- ID・パスワード・社内機密
利用前に確認
- 顧客または契約上の承諾
- 学習利用されない契約条件
- 会社指定アカウント・サービス
出力を確認
- 正確性・完全性・最新性
- 著作権・第三者権利
- 成果品利用時の説明・記録
顧客情報を含む場合は、匿名化だけで自己判断せず、利用前に責任者へ確認する。
PC・スマートフォン・在宅勤務
端末は「情報を持ち歩く箱」。紛失しても漏えいしない状態をつくります。
- 会社承認端末を使用
- ディスク暗号化・自動ロック
- 管理者権限を日常利用しない
- 紛失時の遠隔ロックを準備
- 公共Wi-Fiを避ける
- 周囲から画面を見せない
- 車内・飲食店に放置しない
- 紙図面は必要最小限
- 家族と端末・アカウント共有禁止
- 会議画面・音声の漏れ防止
- 印刷物を放置しない
- 作業後は指定場所へ保存
事故・そのおそれを発見したら
「確定してから」ではなく、「おそれ」の段階で直ちに報告します。
端末をネットワークから切断。勝手に電源を落とさない。
責任者へ直ちに報告。顧客へ直接回答しない。
時刻、画面、メール、操作内容を記録。削除しない。
同一アカウント・共有先・関連案件への拡大を確認。
第一報に必要な情報：発見時刻／対象端末・アカウント／案件・顧客／何をしたか／現在の状態
会社として整備する最小限の仕組み
少人数組織だからこそ、責任者・記録・代替連絡先を簡潔に決めます。
責任体制
- 情報セキュリティ
責任者 - 不在時の代行者
- 外部IT
法務連絡先
資産管理
- 端末
アカウント台帳 - Box共有先
権限一覧 - 更新
バックアップ記録
人の管理
- 入社時教育
誓約 - 委託先への同等義務
- 退職
終了時にID削除
点検・改善
- 月次：
アカウント確認 - 四半期：
権限・復元確認 - 年次：
教育・訓練・改訂
対策は「実行＋記録」で完了です。
月次セルフチェック
５分で確認し、未実施項目は改善期限と担当を決めます。
- OS・ブラウザ・業務ソフトは最新か
- MFA未設定アカウントはないか
- 不要なBox共有・外部招待はないか
- 退職者・終了委託先のIDは削除済みか
- バックアップから復元できるか
- 不審メールや誤送信を共有したか
- 端末・USB・紙資料の所在は明確か
- 生成AI利用が契約・社内ルールに適合するか
異常・紛失・誤送信・不審操作は迷わず「直ちに報告」
初動連絡票(社内記入用)
事故時は、この項目をわかる範囲で記入し、責任者へ共有します。
| 発見日時 | 年 月 日 時 分 |
| 発見者 | |
|---|---|
| 対象 | 端末／メール／アカウント／Box／紙／その他 |
| 案件・顧客 | |
| 発生・発見内容 | |
| 行った操作 | |
| 現在の状態 | 接続中／切断済／不明 |
| 関係する情報 | 個人情報／設計情報／見積・契約／認証情報／不明 |
| 証拠保全 | 画面・メール・ログ・写真・メモ |
| 連絡状況 | 社内責任者／IT支援先／顧客（責任者判断後） |
インプラットが採用している業務ツール
業務データは会社指定のツールで取り扱い、私物サービスへの保存・転送を行いません。
メール・Office
Microsoft 365 Business
リコージャパン株式会社との代理店契約により、
セキュリティ対策とサポート体制を強化しています。
コミュニケーション
Microsoft Teams・Box Business
社内連絡・会議・情報共有はTeams、
図面・業務ファイルの保管と共有はBoxを使用します。
Boxもリコージャパン株式会社との契約です。
ファイル送付・共有
協力会社用インプラットドメインメール
協力会社にはインプラットドメインのメールアドレスを付与し、会社管理の業務アカウントとして運用します。
BIMデータ共有
Autodesk Revit・Foma連携
BIM連携にはAutodesk Revitを採用し、Foma連携によるBIMデータ共有を行います。
共有対象と権限は案件ごとに確認します。
Microsoft 365とBoxをリコージャパン株式会社経由で契約し、
セキュリティ対策とサポート体制を強化しています。